公司可以是私营企业、合作社、国有企业等不同形式的组织。现在，让我们来看看一些国内外知名的公司，了解它们的创业故事和发展历程。
公司体系文件管理制度
对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。
适用于公司各部门。
3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。
3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。
3.3现场安全员进行监护。
4.1本文件所称的危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水平场地作业以及重物搬运等操作。
4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。
4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。
4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。
4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的方针。
4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。
4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。
4.8对于3米以上的高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。
4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。
4.10在危险作业现场附近停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。
4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。
4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。
4.13高空作业、吊装以及需四人以上的.搬运重物,须设专人指挥。
4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。
4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
《安全员巡查记录表》
《紧急事件处理记录表》
公司文件保密管理制度
一、为建立组织，健全制度，使公司各项管理制度、规范化、，特制订本规定，凡本公司所属员工都应遵守本规定。
二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外，皆按本规定办理。
三、本公司员工应团结友爱，忠于职守，遵守公司各项规章制度，服从各级主管人员的合理指挥与安排，不得阳奉阴违或敷衍塞责。
四、本公司员工应遵纪守法，努力学习科学文化知识，不断提高自身修养。
五、本公司员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高业务水平和工作效率，对外应严守公司商业机密（公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密）。
六、本公司员工应尊重公司信誉，除办理本公司指定外，不得擅用本公司名义，严禁用公司名义在外招摇撞骗。
七、本公司员工对外接洽事项时（包括电话洽谈），应态度谦和，特别注意文明用语，不得满怀不满情绪，有损害公司形象的行为。
八、本公司员工应遵守国家法律，严禁有酗酒闹事，吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。
九、本公司员工应发扬团队精神，心胸豁达，勤奋敬业，始终保持勤俭创业的精神。
十、本制度经行政会议通过后，试用实施，若试用期间有疑问，可向行政部以书面形式提出意见，再由行政部组织会议研究修订，其他任何人员不得擅自修改。
公司文件保密管理制度
1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。
2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。
3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。
4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。
5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。
1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。
2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。
3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。
4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。
5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。
1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。
2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。
物业公司文件管理制度
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文
b)未被质量体系引用的外来文件
c)与服务过程无关的合同协议
d)未被质量体系引用的法律法规
e)行业标准性文件
f)照片、录像带
g)电脑贮存
5.3文件、资料目录的索引号，文件盒编号，同号柜序列号，文件柜编号，文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的'文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
物业公司文件管理制度
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围。
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责。
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4。
5、工作程序和管理办法。
5.1文件的产生。
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.2文件、资料的类别。
5.2.1受控文件。
a)内业资料;。
b)图纸资料;。
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;。
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;。
e)与服务过程有关的合同协议;。
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件。
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:。
a)内行文、外行文:1。
b)未被质量体系引用的外来文件:2。
c)与服务过程无关的合同协议:3。
d)未被质量体系引用的法律法规:4。
e)行业标准性文件:5。
f)照片、录像带:6。
g)电脑贮存:7。
5.3文件、资料目录的索引号。
x-x.x-xx。
文件盒编号。
同号柜序列号。
文件柜编号。
文件类别编码。
5.4文件、资料归档与管理。
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放。
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还。
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定。
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的`证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失。
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新。
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁。
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格。
序号。
名称。
编号。
存放地点。
存放时间。
1
qr―wd01―02―01。
办公室。
一年。
2
[存档备案资料目录]。
qr―wd01―02―02。
办公室。
长期。
3
[文件分发登记表]。
qr―wd01―02―03。
办公室。
一年。
4
[文件、资料借阅登记表]。
qr―wd01―02―04。
办公室。
一年。
5
[文件复印登记表]。
qr―wd01―02―05。
办公室。
一年。
6
[文件补发申请表]。
qr―wd01―02―06。
办公室。
一年。
7
[作废、销毁文件登记表]。
qr―wd01―02―07。
办公室。
一年。
物业公司文件管理制度
一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。
二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。
三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。
四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。
八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。
九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理
第二节文书打印
一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。
三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。
四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。
七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。
一、行文类别
(一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。
(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。
公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203
文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0
章节内容:公文处理管理制度第2页共2页
(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批复:答复请示事项,用'批复'。
(六)通知:传达上级的指示,要求下级 办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。
(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。
(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。
(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。
(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。
(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。
(十二)其他:
1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。
2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。
3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。
4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。
二、书写格式
(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。
(二)边距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。
(五)装订要求:左侧装订,不掉页。
(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。
(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。
(八)附件 :有附件的应标注清楚
(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。
(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。
(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。
三、内容要求:
(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。
(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。
(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。
物业公司文件管理制度
(二)文件档案的类别与形式，公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
公司档案及文件管理制度
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间。
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求。
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用a4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的`，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
公司文件管理制度
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4。
5、工作程序和管理办法。
5.1文件的产生。
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.2文件、资料的类别。
5.2.1受控文件。
a)内业资料;。
b)图纸资料;。
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;。
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;。
e)与服务过程有关的合同协议;。
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件。
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:。
a)内行文、外行文:1。
b)未被质量体系引用的外来文件:2。
c)与服务过程无关的合同协议:3。
d)未被质量体系引用的法律法规:4。
e)行业标准性文件:5。
f)照片、录像带:6。
g)电脑贮存:7。
5.3文件、资料目录的索引号。
x-x.x-xx。
同号柜序列号。
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放。
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还。
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定。
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失。
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新。
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁。
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格。
公司文件档案管理制度
规范分公司档案资料的管理工作。
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的.档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
公司文件档案管理制度
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3正文
3.1文件资料的收集
3.1.1收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1上级来文
（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；
（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；
（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；
（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；
（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
（18）公司签订的各种合同、协议等材料；
（20）各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2收集中应注意的问题
3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2正文和附件要同时收集。
3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3.1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2立卷归档
3.2.1公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3立卷分工
3.2.3.1各单位形成的文件，自行立卷；
3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；
3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。
3.2.4归档
3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。
3.2.4.2各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.4.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3档案保管
3.3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4档案借阅
3.4.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6底图一般不予外借。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
3.6档案统计
3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4统计数字要准确真实。
3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7档案保密
3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3档案资料不准带到公共场所。
公司文件管理制度
1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、文件的分类
1、外收文：公司从外部接收的政府文件。
2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的.文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、内行文的管理
1、内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
2、内行文的编号
公司文件档案管理制度
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等。
3、公司的请示与上级批复文件。
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料。
6、公司制定的章程、制度等文件材料。
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件。
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司档案及文件管理制度
（一）文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
（二）归档范围及保管期限。
（三）归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的`准确、及时、科学的统计工作。
1.认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。
2.、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
4.组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
1.认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
公司文件管理制度
为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的员工招募如下：
1、准备：各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘。
2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行。
3、初试：应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试。
3、复试：行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部。
1、经复试合格的人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训。
2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用。
1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。
2）经指定医院体检不合格者。
3）未满16周岁的未成年公民。
4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）。
5）违法犯法吸食毒品者。
1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）。
2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任。
1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。
2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。
3）窃取机密技术资料或财物者。
1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用。
2、新进人员一般试用期为1－3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退。
3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议。
公司文件管理制度
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
公司文件管理制度
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理
第四条 公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。
(三)发文的管理
第八条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条 发文的范围：
1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)其他有关重大事项；
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；
(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
(四)发文程序与要求
第十条 发文程序规定：
1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。
(五)文件的借阅和清退
第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
(六)文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)单位日志和大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的销毁
第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
公司文件管理制度
为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
文件收发管理由行政办公室统一负责。
工作内容。
公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。
公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。
已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。
文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。
公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。
经签发的.文件原稿送办公室存档。
外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。